Suppliers Portal
Einkaufsrichtlinien
Here you can find general information and documents for UPC suppliers.
Procurement Policies (EN)
Einkaufsrichtlinien (DE)
Ariba P2P
Einführung
Zielsetzung von UPC
Die Einführung von Ariba P2P ist Teil der Digitalisierungsstrategie "Simply digital" von UPC. Ariba P2P erlaubt es UPC, die internen Bestellprozesse zu vereinfachen und die Kommunikation und Rechnungsabwicklung mit ihren Lieferanten zu vereinfachen, beschleunigen und transparenter zu führen.
Einführung von Ariba P2P
Seit dem 22. Mai 2019 hat UPC damit begonnen, Lieferanten von der bisherigen Platfrom SRM auf Ariba P2P zu migrieren. In mehreren Projekt-Phasen in 2019 wird dieser Prozess fortgesetzt, bis Ende 2019 alle selektierten Lieferanten transferiert wurden.
Welchen Nutzen haben Lieferanten?
Der Einsatz des SAP-Ariba Netzwerks generiert für die Lieferanten von UPC einen Mehrwert:
+ Kostenreduktion dank dem Wegfall von Porto- und Papierkosten
+ Real-time Übersicht über alle Bestellungen und Rechnungen, sowie deren aktuellen Status und z.B. Zahlungsdaten
+ Transparenz und Genauigkeit bei Rechnungslegung bzw. -abweichungen
+ Zugang zum grössten Business-Commerce-Netzwerk der Welt
Was ist Ariba?
Entstehen Kosten bei der Nutzung von Ariba?
Die Registrierung in Ariba mit:
a) einem Standard Konto ist kostenlos. Der Zugriff auf die Bestellung oder Rechnung erfolgt über einen per Email erhaltenen Weblink.
B) einem Enterprise Konto löst jährliche, sowie Transaktions Gebühren aus, welche nach oben gedeckelt sind.
Ein Enterprise Konto bietet zahlreiche Automatisierungsmöglichkeiten an:
+ Verlinkung auf den Lieferanten eigenen Webshop
+ Direkten Zugriff und Übersicht über alle Bestellungen, Rechnungen mit dem Kunden
+ Anbindung der beiden ERP Systeme (Machine to Machine connection)
Registrierung
Registrierung
Sobald UPC im Ariba Network die erste Bestellung für Sie erstellt hat, erhält die von Ihnen gemeldete Kontakteperson eine E-Mail.
In diesem E-Mail ist ein Link enthalten «Bestellung verarbeiten». Durch klicken auf diesen Button wird die Kontaktperson automatisch auf die Ariba Plattform geführt:
- Falls Ihr Unternehmen bereits über ein Konto auf dem Ariba Network verfügt, melden sich über den Button «Anmelden» an
- Unternehmen ohne ein Konto, klicken auf den Button «Abonnieren»
Alternativ können Sie für Ihr Unternehmen ein Konto im Ariba Netzwork registrieren lassen, indem Sie die Website http://supplier.ariba.com öffnen und auf den Link «Jetzt registrieren lassen» klicken.
Unternehmensprofil erfassen
Log in ins Ariba Netzwerk:
Klicken Sie auf der Ariba Netzwerk Startseite rechts oben auf Unternehmenseinstellungen. Wählen Sie im Dropdown Menü Unternehmensprofil und pflegen Sie die Informationen zum Unternehmensprofil
Überweisungsadresse für Rechnungen hinterlegen
Log in ins Ariba Netzwerk:
Klicken Sie oben rechts auf Unternehmenseinstellungen und wählen Sie dann im Dropdown Menü Überweisungen.
Wählen Sie Erstellen, um neue Unternehmensüberweisungsinformationen anzugeben. Oder klicken Sie auf Bearbeiten, wenn bestehende Informationen geändert werden müssen. Selektieren Sie im Anschluss die Standard-Überweisungsadresse. Bei Bedarf können Sie für jeden Kunden eine Überweisungs-ID hinzufügen.
Definieren Sie im Anschluss die Zahlungsmethode:
- Bevorzugte Zahlungsmethode auswählen
- Angaben für die Banküberweisung ergänzen
- Auswählen ob Kreditkarten akzeptiert werden oder nicht
Kundenbeziehungen pflegen
Login ins Ariba Netzwerk:
Klicken Sie oben rechts auf Unternehmenseinstellungen und wählen Sie dann im Dropdown Menü Kundenbeziehungen.
Wählen Sie aus ob die Kundenbeziehungen entweder automatisch oder manuell akzeptiert werden sollen.
Im Abschnitt Ausstehend können Sie die ausstehenden Beziehungsanfragen
genehmigen oder ablehnen.
Durch das Klicken auf den Kundennamen unter Aktuell können die Details und Präferenzen des Kunden geprüft werden.
Links oben unter dem Tab Benutzer können zusätzlich Benutzerrollen gepflegt werden. Dort ordnen Sie Mitarbeitern die Benutzerrollen und -Berechtigungen entsprechend ihrer Rolle im Unternehmen zu.
Weiterleitung elektronischer Dokumente
Login ins Ariba Netzwerk:
Klicken Sie oben rechts auf Unternehmenseinstellungen und wählen Sie dann im Dropdown Menü Weiterleitung elektronischer Bestellaufträge/Rechnungen.
Stellen Sie dort die Präferenzen für die Weiterleitungsmethode von Bestellungen und Rechnungen ein.
Anwendung
Überblick der Anwendung Ariba Netzwerk
Die nachstehenden Dokumente können zwischen der UPC und den Lieferanten elektronisch über das Ariba Netzwerk ausgetauscht werden:
- Bestellungen für Waren und Dienstleistungen
- Bestellbestätigungen (optional)
- Versandbenachrichtigungen (optional)
- Wareneingänge
- Rechnungen und Gutschriften
Bestellbestätigung erstellen (optional)
Sobald eine Bestellung von der UPC getätigt wurde, erhalten Sie eine E-Mail mit einem Link zu dieser ins Ariba Netzwerk.
Klicken Sie auf den im E-Mail enthaltenen Link oder melden Sie sich direkt auf dem Ariba Netzwerk an.
Auf der Startseite des Ariba Netzwerks sind neue Bestellaufträge zu sehen. Alternativ kann auch der Posteingang im Ariba Netzwerk geöffnet werden, um Bestellungen zu verarbeiten.
Eine Bestellung kann direkt unter Aktionen über das Dropdown Menü bearbeitet werden. Wählen Sie Bestellung bestätigen. Sie können alternativ auch eine Bestellung öffnen und im oberen Bereich den Tab Bestellbestätigung schicken auswählen.
Pflegen Sie die Felder in der Bestelbestätigung. Beachten Sie, dass die Bestätigungsnummer eine beliebige Zahl zur Identifizierung der Auftragsbestätigung ist. Klicken Sie anschliessend auf Einreichen.
Sobald die Auftragsbestätigung übermittelt wurde, wird der Auftragsstatus als Bestätigt angezeigt.
Siehe auch Video Senden von Bestellbestätigungen: https://uex.ariba.com/auc/node/77164
Versandbenachrichtigung erstellen (optional)
Um die Versandbenachrichtigung zu schicken, öffnen Sie eine Bestellung. Klicken Sie auf den Button Versandbenachrichtigung erstellen oben links.
Füllen Sie Informationen auf dem Versandpositionsformular aus. Beachten Sie, dass die Packzettel-ID eine beliebige Zahl ist, die zur Identifizierung der Lieferbestätigung verwendet werden kannn.
Wählen Sie anschliessend Absenden.
Nach dem Versand der Versandbenachrichtigung wechselt der Bestellstatus auf Versendet.
Rechnung erfassen
Wählen Sie im Posteingang des Ariba Netzwerks das Dropdown-Menü Aktionen und klicken Sie auf Standardrechnung. Oder öffnen Sie alternativ eine Bestellung. Wählen Sie im oberen Bereich den Button Rechnung erstellen aus und klicken Sie auf Standardrechnung.
Die Rechnung wird automatisch mit den Bestelldaten vorbelegt. Die Pflichtfelder müssen ausgefüllt und ggf. mit Steuern eingetragen werden. Überprüfen Sie die Rechnung auf Richtigkeit.
Klicken Sie anschliessend auf Einreichen.
Status einer Rechnung prüfen
Es gibt folgende Stati einer Rechnung:
- Gesendet - Die Rechnung wird an den Kunden geschickt, dieser hat die Rechnung aber noch nicht gegen Bestellungen und Belege geprüft
- Storniert – Der Kunde hat den Storno der Rechnung genehmigt
- Bezahlt – Der Kunde hat die Rechnung bezahlt im Rahmen der Zahlungsabwicklung
- Abgelehnt – Der Kunde hat die Rechnung abgelehnt oder die Rechnung ist von Ariba Netzwerk nicht validiert worden
- Fehlgeschlagen - Ariba Netzwerk hatte ein Problem beim Routing der Rechnung, versuchen Sie es erneut
Siehe auch Video zu Zahlungen anzeigen: https://uex.ariba.com/auc/node/22577
Archivierung von Rechnungen
Nach dem Einreichen der Rechnung erhalten Sie eine Benachrichtigung per E-Mail mit der Rechnungskopie im cXML und PDF Format. Alternativ können Sie auch eine Bestellung öffnen und im oberen Bereich einer der Buttons wählen: PDF herunterladen, cXML-Export, CSV-Datei herunterladen
Gutschrift erstellen
Wählen Sie im Posteingang des Ariba Netzwerks das Dropdown-Menü Aktionen und klicken Sie auf Rechnungskorrektur oder öffnen Sie alternativ eine Bestellung. Wählen Sie im oberen Bereich den Button Rechnung erstellen aus und klicken Sie auf Rechnungskorrektur auf Positionsebene.
Geben Sie die Informationen in Form einer Gutschrift an (Betrag und Steuern sind automatisch negativ).
Füllen Sie die Pflichtfelder aus.
Klicken Sie anschliessend auf Einreichen.
Q&A
Kann ich mehrere Ariba-Lieferantenkonten miteinander verknüpfen?
Mithilfe der Kontenhierarchie können Sie beispielsweise ein übergeordnetes Konto mit einer variablen Anzahl von untergeordneten Konten verknüpfen.
Das ermöglicht auch Administratoren übergeordneter Konten, mit einem einzigen Klick, untergeordnete Konten aufzurufen.
Wie begrenze ich die Anzahl der Ariba-E-Mails, die ich erhalte?
Log in ins Ariba Netzwerk:
Klicken Sie rechts oben auf Unternehmenseinstellungen. Wählen Sie im Menü Benachrichtigungen.
Setzen Sie dort die Häkchen für die Kontrollkästchen, um Benachrichtigungen zu erhalten.
Wählen Sie Speichern.
Wie zeige ich die Rechnungsstellungsregeln meines Kunden an?
So werden die Rechnungsstellungsregeln Ihrer Kunden angezeigt:
- Wählen Sie oben rechts auf der Startseite die Option Unternehmenseinstellungen und darunter Kundenbeziehungen
- Klicken Sie auf den Namen Ihres Kunden. Die Rechnungsstellungsregeln Ihres Kunden werden angezeigt
Wo finde ich meine Ariba-Netzwerk-ID (ANID)?
Die ANID Ihres Kontos unter Unternehmenseinstellungen rechts oben auf der Ariba Netzwerk Startseite angezeigt.
Wie kann ich Probleme mit den Browsereinstellungen beheben?
1. Öffnen Sie die Browserhistorie und löschen Sie diese, inklusive Cookies
2. Wechseln Sie, falls möglich, zu einem der anderen unterstützten Browser
3. Prüfen Sie gemeinsam mit der IT die Netzwerkeinstellungen
Kann ich die Sprache auf dem Ariba Netzwerk anpassen?
Die Inhalte des Ariba Netzwerks werden in der derselben Sprache wie die des
Internetbrowsers angezeigt. Daher ist eine Anpassung nur möglich, wenn die Sprache des Internetbrowsers angepasst wird.
An wen kann ich mich bei Fragen wenden?
Wenden Sie sich bei Fragen gerne an ariba@upc.ch.
Weitere wichtige Hinweise
Weitere wichtige Hinweise für Sie
Neuer Bestellnummernkreis: 43xxxxxxxx (Bestellungen von UPC beginnen immer mit 43…)
UPC Ariba Netzwerk ID: AN01461405811
Papierrechnungen, die auf eine Ariba P2P UPC Bestellnummer referenzieren, werden mit der Begründung „Verrechnung in elektronischer Form erforderlich“ zurückgewiesen
Aktuelle „alte“ Bestellungen können weiter verrechnet werden, bis diese aufgebraucht sind